Tu dossier EUDR de café, montado a partir del contrato, el packing list y las fincas que ya te manda el exportador

Lo que te van a pedir por cada expedición de café, contado en tus palabras

Un tostador trabaja con verde de varios orígenes a la vez: un contenedor de Colombia con 275 sacos de una cooperativa, un lote de Etiopía de un importador de Hamburgo, microlotes de Brasil comprados a través de un trader. Cada uno llega con su documentación en un formato distinto: el contrato en PDF, el packing list con los números de saco, la hoja de fincas del exportador en un Excel con miles de puntos de coordenadas, la DDS del importador con su número de referencia.

Desde el 30 de diciembre de 2026 cada lote de tueste que sale de tu tostador tiene que poder demostrar de qué fincas viene el verde que lleva. Y un blend mezcla tres o cuatro orígenes; un lote de tueste consume parte de un contenedor y parte de otro. El trabajo real no es tener las coordenadas: es saber qué sacos entraron en qué tueste, qué tueste fue a qué cliente, y que la cadena entera se pueda enseñar en una hoja.

Ese cruce es lo que hace el agente. Reenvías el correo del exportador con el packing list, mandas por WhatsApp la foto del parte de tueste, arrastras el contrato: el agente reconoce el lote de verde en cada documento, lo enlaza con las fincas de origen y con la expedición que lo contiene, y te enseña el dossier con los huecos marcados: el origen sin hoja de fincas, el contenedor cuya DDS del importador todavía no ha llegado.

El Reglamento (UE) 2023/1115 cubre el café verde, el tostado, el descafeinado y el extracto soluble. Exige geolocalización de las parcelas de origen, evaluación de riesgo por país y proveedor, un número de referencia de declaración por partida y el expediente conservado cinco años.

Packing list

La lista de sacos del contenedor, con marcas y pesos. Es el documento que une el contrato con el lote físico que entra en tu almacén; el agente lee de él los números de lote y las cantidades.

Hoja de fincas

El fichero de coordenadas que manda el exportador: un punto por finca (o un polígono si la finca pasa de cuatro hectáreas). Puede tener cientos de filas; el agente lo trata como dato, no como adjunto.

DDS del importador

Si compras el verde a un importador europeo, él ya ha presentado su declaración. Tu dossier referencia su número: no repites su geolocalización, pero sí guardas el documento junto al albarán.

Lote de tueste

El parte de la tostadora con el verde consumido y el tostado obtenido. Es el eslabón que une los orígenes con la expedición, y el que más se pierde cuando se lleva en un cuaderno.

Los cinco documentos de café que ya tienes, tal cual llegan

Sin plantillas ni formatos previos. Reenvías el correo de el exportador o el importador del verde, mandas por WhatsApp la foto del parte, arrastras la carpeta del mes. El agente reconoce cada documento por lo que es, no por el nombre del fichero.

• Contrato de compra del verde y factura del exportador o del importador.
• Packing list del contenedor con marcas, sacos y pesos.
• Hoja de fincas con coordenadas, o la DDS del importador con su número de referencia.
• Parte de tueste con los lotes de verde consumidos (vale la foto del cuaderno de la tostadora).
• Albarán de salida de la expedición al cliente, o de la venta a granel.

Parcela → lote → expedición, con cada eslabón enlazado a su documento

Así queda el encadenado de una expedición de café en el dossier. Cada fila es un lote de café que entra en esa expedición; cada celda tiene detrás el documento del que se ha leído.

Además del encadenado, el dossier lleva las declaraciones y geolocalizaciones del proveedor archivadas, la evaluación de riesgo por país de origen, la reconciliación de cantidades entre lo que entró y lo que salió, los huecos señalados con su reclamación en curso y un enlace verificable que puedes dar a tu cliente o a la autoridad.

Los tres huecos que más aparecen en café, y qué hace el agente con ellos

Cada eslabón sin documento aparece como hueco en el árbol, con nombre y apellidos: qué falta, de qué lote, de qué proveedor. El agente se lo reclama al proveedor en su idioma, con un enlace para subirlo sin cuenta, y el dossier se completa cuando llega. Sabes hoy qué te falta, no cuando lo pida la autoridad.

• El contenedor de Colombia llega con contrato y packing list, pero la hoja de fincas del exportador no ha llegado. El agente se la reclama en inglés o en español, con reintentos, y el hueco se cierra cuando la sube.
• El importador de Hamburgo manda la factura sin el número de referencia de su DDS. El dossier sale con ese eslabón marcado en ámbar hasta que llega.
• El parte de tueste dice «Colombia» pero no el lote. El agente lo pregunta una sola vez, para confirmar de un vistazo, y aprende el formato del cuaderno para la próxima.

¿Planta con líneas, máquinas y ERP, o volumen de importador? La diligencia debida EUDR de la plataforma iLEAN para café y la Edición Planta están un paso más arriba.

El mismo dossier, en las palabras de cada sector

• Cacao y chocolate
• Café
• Soja y piensos
• Aceite de palma
• Madera y envases
• Caucho