Tu dossier EUDR de aceite de palma, montado a partir del certificado de refinería y el listado de molinos que ya te mandan

Lo que te van a pedir por cada expedición de aceite de palma, contado en tus palabras

El aceite de palma llega a una fábrica de bollería, de margarinas o de cosmética después de pasar por la plantación, el molino, la refinería y a veces un fraccionamiento. Lo que te llega a ti es el último eslabón: una cisterna de oleína o unas cajas de manteca vegetal, con el certificado de la refinería, un listado de molinos que puede tener cien filas y, si el proveedor es europeo, su DDS con número de referencia.

Desde el 30 de diciembre de 2026 cada expedición de tu producto que contiene palma tiene que poder demostrar esa cadena hasta la plantación. Y en tu fábrica la palma es un ingrediente más de una receta: una cisterna se reparte en semanas de producción, cada lote de producto lleva un poco de dos cisternas distintas, y cada expedición mezcla lotes. El trabajo real es cruzar el listado de molinos con la cisterna, la cisterna con el lote de producción y el lote con la expedición.

Ese cruce es lo que hace el agente. Reenvías el correo de la refinería con el certificado y el listado, arrastras el albarán de la cisterna, mandas la foto del parte de producción: el agente reconoce el lote de aceite en cada documento, lo enlaza con los molinos y plantaciones que lo cubren y con la expedición que lo contiene, y te enseña el dossier con los huecos marcados: la cisterna sin listado de molinos, el derivado cuyo proveedor no ha mandado su DDS.

El Reglamento (UE) 2023/1115 cubre el aceite de palma, el de almendra de palma, sus fracciones y los derivados oleoquímicos. Exige geolocalización de las parcelas de origen, evaluación de riesgo por país y proveedor, un número de referencia de declaración por partida y el expediente conservado cinco años.

Listado de molinos

La lista que manda la refinería con los molinos (y sus plantaciones) que alimentaron el lote de aceite. Suele ser un Excel con nombre, país y coordenadas; el agente lo trata como dato y lo cuelga de la cisterna, no como un adjunto más.

Certificado de refinería

El documento del lote de aceite refinado: fecha, cantidad, análisis. Es el que une el listado de molinos con la cisterna concreta que entró en tu fábrica.

Derivado oleoquímico

Glicerol, ácidos grasos, emulgentes. Están en el Anexo I igual que el aceite. Si compras derivado, tu proveedor ya ha presentado su DDS y tu dossier referencia su número.

Expedición

Cada salida de tu producto a un cliente. Es la unidad del dossier: una expedición, un dossier, con las cisternas y los molinos que lleva detrás.

Los cinco documentos de aceite de palma que ya tienes, tal cual llegan

Sin plantillas ni formatos previos. Reenvías el correo de la refinería o el distribuidor del aceite, mandas por WhatsApp la foto del parte, arrastras la carpeta del mes. El agente reconoce cada documento por lo que es, no por el nombre del fichero.

• Albarán de la cisterna o de las cajas, con lote y proveedor.
• Certificado de la refinería del lote de aceite.
• Listado de molinos y plantaciones con coordenadas, o la DDS del proveedor con su número de referencia.
• Parte de producción con los lotes de aceite consumidos (vale la foto del parte manuscrito).
• Albarán de salida de la expedición al cliente.

Parcela → lote → expedición, con cada eslabón enlazado a su documento

Así queda el encadenado de una expedición de aceite de palma en el dossier. Cada fila es un lote de aceite de palma que entra en esa expedición; cada celda tiene detrás el documento del que se ha leído.

Además del encadenado, el dossier lleva las declaraciones y geolocalizaciones del proveedor archivadas, la evaluación de riesgo por país de origen, la reconciliación de cantidades entre lo que entró y lo que salió, los huecos señalados con su reclamación en curso y un enlace verificable que puedes dar a tu cliente o a la autoridad.

Los tres huecos que más aparecen en aceite de palma, y qué hace el agente con ellos

Cada eslabón sin documento aparece como hueco en el árbol, con nombre y apellidos: qué falta, de qué lote, de qué proveedor. El agente se lo reclama al proveedor en su idioma, con un enlace para subirlo sin cuenta, y el dossier se completa cuando llega. Sabes hoy qué te falta, no cuando lo pida la autoridad.

• La cisterna OL-2026-47 ha llegado con certificado de refinería, pero el listado de molinos de ese lote no. El agente se lo reclama a la refinería en inglés, con reintentos, y el hueco se cierra cuando lo suben desde el enlace.
• El emulgente viene con albarán y ficha técnica, pero sin el número de referencia de la DDS del fabricante. El dossier sale con ese eslabón en ámbar.
• El parte de producción dice «grasa vegetal» sin lote. El agente lo pregunta una sola vez, para confirmar de un vistazo, y aprende el formato del parte.

¿Planta con líneas, máquinas y ERP, o volumen de importador? La diligencia debida EUDR de la plataforma iLEAN para aceite de palma y la Edición Planta están un paso más arriba.

El mismo dossier, en las palabras de cada sector

• Cacao y chocolate
• Café
• Soja y piensos
• Aceite de palma
• Madera y envases
• Caucho