Tu dossier EUDR de cacao, montado a partir de los papeles que ya te manda tu proveedor

Lo que te van a pedir por cada expedición de cacao y chocolate, contado en tus palabras

El cacao entra en tu obrador o en tu fábrica en formas distintas: grano en sacos de 60 kg, pasta o licor, manteca en cajas de 25 kg, cobertura en bloques. Cada forma viene de un proveedor distinto y cada proveedor te manda su documentación como le viene bien: la hoja de parcelas geolocalizadas del exportador en un Excel con coordenadas, la declaración de diligencia debida del fabricante de manteca como PDF con su número de referencia, el albarán escaneado con el lote grapado a la factura.

Desde el 30 de diciembre de 2026 cada lote de chocolate o de cobertura que sale de tu fábrica tiene que poder demostrar de qué parcelas viene el cacao que lleva. Y en una fábrica de chocolate un lote de producto terminado mezcla varios lotes de manteca, pasta y polvo, cada uno con su declaración aguas arriba. El trabajo real es cruzar: qué sacos entraron en qué conchado, qué conchado salió en qué tableta, y qué expedición se llevó esas tabletas.

Ese cruce es lo que hace el agente. Tú tiras el albarán, la declaración y el parte de producción al buzón; el agente reconoce el lote de cacao en cada uno, lo enlaza con la parcela de origen y con la expedición que lo contiene, y te enseña el dossier con los huecos marcados: el proveedor de manteca que todavía no ha mandado su número de referencia, la partida de grano sin hoja de coordenadas.

El Reglamento (UE) 2023/1115 cubre el grano, la pasta, la manteca, el polvo y el chocolate. Exige geolocalización de las parcelas de origen, evaluación de riesgo por país y proveedor, un número de referencia de declaración por partida y el expediente conservado cinco años.

DDS del proveedor

La declaración de diligencia debida que tu exportador o tu fabricante de manteca ya ha presentado. Su número de referencia es lo que va en tu dossier: no hace falta que repitas su geolocalización.

Parcela

La finca o el conjunto de fincas de donde salió el grano. Para el cacao, la mayoría son parcelas de menos de cuatro hectáreas: basta un punto de coordenadas por parcela, pero tienen que estar.

Lote de conchado

El lote de producción en el que se mezclan manteca, pasta y azúcar. Es el eslabón que une lo que entró con lo que sale, y el que suele faltar cuando se lleva a mano.

Expedición

Cada salida de chocolate o cobertura a un cliente. Es la unidad del dossier: una expedición, un dossier, con todos los lotes de cacao que lleva detrás.

Los cinco documentos de cacao y chocolate que ya tienes, tal cual llegan

Sin plantillas ni formatos previos. Reenvías el correo de el exportador o el fabricante de semielaborado, mandas por WhatsApp la foto del parte, arrastras la carpeta del mes. El agente reconoce cada documento por lo que es, no por el nombre del fichero.

• Albarán de entrada del grano, la pasta o la manteca, con su lote y su proveedor.
• Declaración de diligencia debida del proveedor (número de referencia DDS) o su hoja de parcelas con coordenadas.
• Certificado de análisis o ficha técnica de la manteca y la cobertura.
• Parte de producción del conchado o del templado, con los lotes consumidos (vale la foto del parte manuscrito).
• Albarán de salida de la expedición al cliente.

Parcela → lote → expedición, con cada eslabón enlazado a su documento

Así queda el encadenado de una expedición de cacao y chocolate en el dossier. Cada fila es un lote de cacao que entra en esa expedición; cada celda tiene detrás el documento del que se ha leído.

Además del encadenado, el dossier lleva las declaraciones y geolocalizaciones del proveedor archivadas, la evaluación de riesgo por país de origen, la reconciliación de cantidades entre lo que entró y lo que salió, los huecos señalados con su reclamación en curso y un enlace verificable que puedes dar a tu cliente o a la autoridad.

Los tres huecos que más aparecen en cacao y chocolate, y qué hace el agente con ellos

Cada eslabón sin documento aparece como hueco en el árbol, con nombre y apellidos: qué falta, de qué lote, de qué proveedor. El agente se lo reclama al proveedor en su idioma, con un enlace para subirlo sin cuenta, y el dossier se completa cuando llega. Sabes hoy qué te falta, no cuando lo pida la autoridad.

• La manteca llega con albarán y certificado de análisis, pero sin el número de referencia de la DDS del fabricante. El agente se lo reclama en su idioma y el hueco se cierra solo cuando lo sube.
• El grano viene con la hoja de parcelas del exportador, pero una de las 14 parcelas de la cooperativa no tiene coordenadas. El dossier sale con ese punto marcado en ámbar.
• El parte de conchado no dice qué lote de manteca se consumió. El agente lo pregunta una sola vez, para confirmar de un vistazo, y lo recuerda para el siguiente.

¿Planta con líneas, máquinas y ERP, o volumen de importador? La diligencia debida EUDR de la plataforma iLEAN para cacao y chocolate y la Edición Planta están un paso más arriba.

El mismo dossier, en las palabras de cada sector

• Cacao y chocolate
• Café
• Soja y piensos
• Aceite de palma
• Madera y envases
• Caucho