El Excel del laboratorio entra solo al ERP

El problema

Dos verdades paralelas: la del laboratorio y la del ERP.

Dos verdades paralelas conviven en la planta. La del laboratorio, que está al día y vive en una hoja de cálculo; y la del ERP, que va con semanas de retraso y es la que ven producción, administración y dirección. La transcripción se lleva del orden de medio día al mes, y aun así, cuando el verificador pide la analítica de una tanda concreta, hay que ir a buscarla al Excel, no al sistema. Es decir: se paga el coste de tener un ERP y se sigue operando desde una hoja de cálculo. Y hay un coste que casi nadie contabiliza: las licencias. Si cuatro o cinco personas entre laboratorio y calidad tienen licencia del módulo de calidad solo para meter datos, eso son cuatro o cinco licencias anuales recurrentes pagadas por hacer tecleo.

• El laboratorio está al día y vive en una hoja de cálculo: grado alcohólico, metanol, alcoholes superiores, aldehídos, furfural, extracto seco, tanda a tanda. Son los datos que el organismo certificador contrasta.
• El ERP va con semanas de retraso y es el que ven producción, administración y dirección. La transcripción se lleva del orden de medio día al mes, y aun así cuando el verificador pide la analítica de una tanda hay que ir al Excel.
• Se paga el coste de tener un ERP y se sigue operando desde una hoja de cálculo.
• Y el coste que nadie contabiliza: si cuatro o cinco personas tienen licencia del módulo de calidad solo para meter datos, son cuatro o cinco licencias anuales recurrentes pagadas por hacer tecleo.

Cómo encaja con el sistema IRIS

Connect en modo escucha hacia dentro — el archivo, no la persona.

Connect en modo "escucha hacia dentro". El flujo:

iLEAN lee el archivo cuando se guarda, con tolerancia a que cada analista use su disposición de columnas y su nomenclatura, lo asocia a su tanda y lo deja en memoria central. El responsable de calidad valida en la tableta y solo entonces se escribe en el ERP por API. El laboratorio sigue en su hoja, que es donde está cómodo, y el ERP pasa a decir lo mismo que el laboratorio el mismo día.

• iLEAN observa la carpeta compartida: lee el archivo cuando se guarda. No observa a nadie ni monitoriza actividad de personas.
• Lo parsea con un LLM anclado, con tolerancia a que cada analista use su propia disposición de columnas y su propia nomenclatura.
• Lo asocia a su tanda y lo deja en memoria central.
• El responsable de calidad lo valida en la tableta (caso 5).
• Solo entonces se escribe en el ERP vía API.

A partir de ahí, solo el responsable que valida necesita licencia del módulo de calidad. El resto del laboratorio sigue trabajando en su hoja de cálculo, que es donde está cómodo.

Ver la arquitectura IRIS completa →

Antes y después

El laboratorio de hoy frente al laboratorio conectado

Aspecto	Hoy	Con iLEAN Connect
Desfase entre analítica y ERP	Semanas	Minutos
Transcripción manual	Medio día al mes	Cero
Analítica de una tanda para el verificador	Se busca en el Excel	Se consulta en el sistema, con firma
Formato de la hoja	Cada analista el suyo	Se tolera tal cual, aunque cambie
Licencias del módulo de calidad	Cuatro o cinco	Una, la del responsable que valida
Qué se observa	—	El archivo al guardarse; nunca a personas

De un desfase de semanas entre dato real y dato ERP a minutos. De analítica en un Excel local a analítica consultable por tanda desde el sistema, con su firma. Medio día al mes de transcripción liberado.

Estimación de impacto

Estimación de impacto — a validar con vuestra factura real del ERP.

El siguiente bloque es una estimación a validar con los datos concretos de tu planta. Lo planteamos para que el comité tenga un orden de magnitud; lo refinamos en el diagnóstico.

• 💰 Ángulo CFO: el ERP se factura por usuario nombrado. Si hoy entran cuatro o cinco personas de laboratorio y calidad solo para meter analítica, son cuatro o cinco licencias: reducción del 50-80 % recurrente, de 4-5 licencias a 1.
• Payback estimado 3-7 meses: de los más rápidos del catálogo, porque el ahorro es contractual y se ve en la factura del año siguiente.
• Medio día al mes de transcripción liberado.
• Y la analítica de cada tanda consultable desde el sistema el día que la pide el certificador, con su firma.

Ahorro directo en licencias del módulo calidad/laboratorio del ERP: ratio típico del sub-sector −50% a −80% (de 4-5 licencias a 1), con ahorro anual recurrente del orden de miles de euros según tarifa del proveedor. Payback estimado 3-7 meses: es de los más rápidos del catálogo porque el ahorro es contractual y se ve en la factura del año siguiente. *Estimación a validar con la factura real del ERP.*

Y la duda razonable del responsable de producción

«La hoja la han ido cambiando varios analistas durante años, ¿lo aguanta?» — es el caso previsto: el parseo no depende de posiciones fijas, sino que interpreta columnas, unidades, celdas combinadas y notas al margen sin exigir que nadie estandarice nada. Es tarea anclada, donde los mejores modelos bajan del 1,5% de error [1], y el responsable de calidad valida cada tanda antes del volcado. Un metanol fuera de rango se resalta, no se cuela.

^[1] Paper OpenAI «Why Language Models Hallucinate», 2025 — sobre fiabilidad de la IA en tareas ancladas.