El Excel que ya no se copia a mano

El problema

La ocupación real vive en un Excel; la factura, en el ERP.

Ese Excel es la fuente real de la ocupación, pero el sistema oficial de facturación depende de que alguien lo transcriba manualmente cada cierto tiempo. El responsable de administración dedica horas por semana a copiar y pegar, con el riesgo de errores que eso conlleva.

• La modalidad de almacenaje por ocupación exige un Excel de stock y ubicaciones por cliente que se actualiza cada vez que entra o sale mercancía de la nave.
• Ese Excel es la fuente real de la ocupación, pero el sistema oficial de facturación depende de que alguien lo transcriba al ERP cada cierto tiempo, a mano.
• El responsable de administración dedica horas por semana a copiar y pegar filas de SKU, ubicación y cantidad, con el riesgo de error que eso conlleva.
• Entre el Excel y el ERP hay días de desfase, y la factura de almacenaje se hace sobre una foto vieja de la nave: a veces a favor del cliente, a veces en contra, y siempre discutible.

Cómo encaja con el sistema IRIS

Connect sobre la carpeta compartida — observa el fichero, no a la persona.

El sistema observa la carpeta compartida — no al humano —, lee el delta cuando el archivo se guarda, y lo parsea con un LLM anclado. El responsable valida en pantalla y el dato cruza automáticamente, sin transcripción manual.

Nadie tiene que dejar su Excel ni aprender otra herramienta. El sistema lee el cambio cuando el fichero se guarda, el responsable valida en pantalla y el dato cruza al ERP. Lo que desaparece es la tarde de copiar y pegar, y con ella el desfase entre la ocupación real y la facturada. Para un operador que cobra por ubicación ocupada, ese desfase es dinero que se factura tarde o no se factura.

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Antes y después

El Excel copiado a mano frente al Excel volcado

Aspecto	Hoy	Con iLEAN Connect
Desfase Excel–ERP	Días	Segundo cero tras validar
Transcripción	Horas por semana	Ninguna
Qué se lee	Todo el fichero, a ojo	Solo el cambio desde el último guardado
Factura de almacenaje	Sobre ocupación atrasada	Sobre la ocupación del día
Licencias del módulo inventario	Varias personas dentro	Solo quien valida
Hábito de administración	—	Sigue con su Excel

Antes: días de desfase entre el Excel real y el ERP oficial, con horas/semana de transcripción. Después: el dato cruza automáticamente tras validación, en el segundo cero.

Estimación de impacto

Estimación de impacto — a validar con vuestros números.

El siguiente bloque es una estimación a validar con los datos concretos de tu planta. Lo planteamos para que el comité tenga un orden de magnitud; lo refinamos en el diagnóstico.

• Payback estimado 4-9 meses, según cuántas personas mantienen hoy el Excel y cuántas licencias usan.
• Entre un 50 y un 80% menos de licencias del módulo de inventario y facturación del ERP.
• Si varias personas de administración entran al ERP solo para mantener este Excel, con Connect solo necesita licencia quien valida; el resto deja de necesitarla.
• Y la factura de almacenaje deja de ir días por detrás de la ocupación real de cada cliente, lo que reduce las discusiones de cierre de mes con quien revisa cada palé facturado.

Payback 4-9 meses · -50 a -80% en licencias del módulo inventario/facturación. Si varias personas de administración entran al ERP solo para mantener este Excel, con Connect solo necesita licencia quien valida — el resto deja de necesitarla.

Y la duda razonable del responsable de producción

«¿Y si interpreta mal una fila o una ubicación?» — leer el cambio de una hoja de cálculo con columnas conocidas de SKU, ubicación y cantidad es tarea anclada, donde los mejores modelos bajan del 1,5% de error [1]. Además se lee solo el delta desde el último guardado, no todo el fichero, así que lo que hay que revisar es poco, y el responsable lo valida en pantalla antes de que cruce al ERP.

^[1] Paper OpenAI «Why Language Models Hallucinate», 2025 — sobre fiabilidad de la IA en tareas ancladas.